Winston Wolfe
21 januari 2022 — By Mathias Vermeulen

De reële kost van technologie

De afgelopen weken en maanden is iedereen ‘en masse’ op zoek moeten gaan naar de geschikte tools om digitaal leren een extra duwtje te geven in de organisatie. En geef toe: je zocht hierbij in eerste instantie vooral naar de gratis tools, nietwaar? Waarom betalen, als we het ook voor niks kunnen gebruiken. We halen […]

De afgelopen weken en maanden is iedereen ‘en masse’ op zoek moeten gaan naar de geschikte tools om digitaal leren een extra duwtje te geven in de organisatie. En geef toe: je zocht hierbij in eerste instantie vooral naar de gratis tools, nietwaar? Waarom betalen, als we het ook voor niks kunnen gebruiken.
We halen met plezier het chequeboekje naar boven om € 1500 euro per dag te spenderen aan een formele opleiding, maar een licentiefee op een tool? Ho maar. Of we verzinken in het werk, weten niet waar eerst gekropen, maar betalen voor een tool die de administratieve last kan wegnemen? Ho maar (bis). Want, hoe je ’t draait of keert, betalen voor een tool is voor velen een brug te ver.

En dat komt omdat we technologie enkel maar als een kostenpost gaan bekijken. We spreken over ROI en ROE en proberen in kaart te brengen wat de impact van onze leerinitiatieven was. Maar bij technologie hanteren we te vaak een volledig andere strategie. “Wat? 1000 euro? Voor die tool? Zijt ge zot! Dat krijg ik hier nooit verkocht…”
Nochtans is de doelstelling van (leer)technologie altijd om een specifiek probleem op te lossen. Een tool kan de administratie verlichten, of kennisoverdracht bevorderen, samenwerking optimaliseren, ‘vergeten’ tackelen, tijdwinst genereren, … Elke tool focust wel op één of meerdere problemen in organisaties. Eens je dat probleem bepaald hebt, kan je makkelijk de reële kost van een tool in kaart brengen en de impact op je budget gaan berekenen.
Laat mij ze beiden even kort toelichten met twee voorbeelden.

Administratie: we verliezen wekelijks best wel veel uren aan allerhande administratieve taken. Input van gegevens, opvragen van data, grafieken maken, rapporteringen opstellen, mails heen en weer sturen, reminders versturen, … Enfin, je kent het wel. Bepaalde technologieën (en tools) proberen op dat vlak impact te hebben. Denk aan sommige leerplatformen die je heel veel tijd kunnen besparen: welke baten leveren ze je op?

Vergeten: veel formele leermomenten kennen geen of amper opvolging. One-and-done, ’t was plezant, veel succes nog verder! Je kent ze wel, die 9-to-5-trainingen. Onderzoek heeft echter al lang uitgewezen dat mensen vergeten. Veel vergeten. En snel. Vooral als we het leerproces niet ondersteunen. Ook hier proberen sommige tools een antwoord te bieden. Wat is de winst die je boekt ten opzicht van de kost van de tool?

Om met andere woorden de reële kost van een technologie te bepalen, moeten we meerdere parameters in rekening durven brengen. Hieronder vind je alvast een simpele calculator op basis van de twee voorbeelden hierboven. Die brengt dan zelfs nog niet de impact op de organisatie in kaart.